Uitvoerder van het kunsten- en cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Regering

Veelgestelde vragen

Vragen over KIOSK

Mocht u na het lezen van onderstaande vragen toch nog bijkomende inlichtingen nodig hebben, dan kunt u contact opnemen via kiosk@vlaanderen.be. Gelieve altijd het dossier-ID en de naam van de persoon of organisatie die u vertegenwoordigt in de onderwerpsregel te vermelden.


Algemeen

Q: In welke taal kan ik mijn aanvraag indienen?

A: Personen en organisaties die officieel in het buitenland gevestigd zijn, kunnen in KIOSK hun aanvraag in het Engels invullen. Aanvragen voor organisaties of personen die niet officieel in het buitenland gevestigd zijn, worden alleen behandeld als ze in het Nederlands ingediend worden. Een in het Engels ingevuld Nederlandstalig aanvraagformulier wordt dus niet behandeld.


Q: Hoe weet ik zeker of mijn aanvraag is ingediend?

A: Hoe weet ik zeker of mijn aanvraag is ingediend (PDF)


Q: Kan ik mijn dossier nog raadplegen nadat het ingediend is?

A: Kan ik mijn dossier nog raadplegen nadat het ingediend is (PDF)


Q: Waarom kan ik nog geen doorbraaktraject aanvragen in KIOSK? 

A: Nog niet alle subsidievormen zijn beschikbaar in KIOSK. Over een aantal subsidie-instrumenten is nog verduidelijking nodig. Kunstenaarstoelages, Partnerprojecten, Cofinancieringen van internationale projecten, residentietoelages en doorbraaktrajecten kan u nog niet voorbereiden in KIOSK. Beurzen, projecten, werkingssubsidies en tussenkomsten zijn wel al beschikbaar. 
 

Q: Waar kan ik het zakelijk beleid voor de nieuwe periode toelichten? Is dit vervat in de vraag “geef aan waarop de begrote kosten en opbrengsten gebaseerd zijn”?

A: Dat kan inderdaad deels op die plaats. Op de tabbladen ‘zakelijke werking’, ‘bestuur’ en ‘begroting’ worden er meerdere vragen gesteld over dit aspect, o.a. een beknopte zelfevaluatie van de voorbije zakelijke werking, de huidige en gewenste personeelssituatie, de financiële beslissingsprocessen binnen de organisatie, en de samenstelling en werking van het bestuur.
 

Q: Kan een deelwerking van een organisatie (bijvoorbeeld een vakgroep van een universiteit) subsidies aanvragen?

A: Elke gebruiker die inlogt in KIOSK moet zich altijd eerst registreren als gebruiker, ongeacht of hij/zij de hoofdgebruiker is. Vervolgens vraagt een gebruiker om een subsidieaanvrager te vertegenwoordigen. In het geval van een rechtspersoon is dat altijd met de officiële naam die op basis van het ondernemingsnummer bij die rechtspersoon hoort. Daarna kan men een aanvraag aanmaken.

Voor meerjarige werkingssubsidies is dat volgens het Kunstendecreet altijd voor het geheel van de werking van die rechtspersoon. Voor projectsubsidies kan het project waarvoor men subsidies aanvraagt ook een deelwerking van een grotere, overkoepelende organisatie betreffen. In dat geval kunt u de naam van die deelwerking in de projecttitel verwerken.

Als iemand anders van de organisatie later een dossier voor een andere deelwerking van deze rechtspersoon wil aanmaken, dan kan de hoofdgebruiker te allen tijde bijkomende gebruikers aanmaken als vertegenwoordiger van die rechtspersoon. Die gebruikers kunnen op hun beurt dossiers aanmaken voor eventuele andere delen van de organisatie. Intern kan men dan ook nog eens de rol van hoofdgebruiker doorgeven. Het onderdeel van KIOSK waarin dit mogelijk is, wordt pas zichtbaar nadat de hoofdgebruiker de code heeft ingegeven.

 

Technische vragen

Q: Werkt KIOSK op elke internetbrowser?

A: Browsers waarvoor KIOSK geoptimaliseerd is, staan steeds op de hoofdpagina vermeld.
 

Q: Slaat KIOSK automatisch op?

A: Bij elke overgang naar een ander tekstveld slaat het systeem de wijzigingen automatisch op. We raden aan om regelmatig op de ‘bewaren’-knop te drukken, zeker wanneer u lang in één tekstveld werkt.
 

Q: Wat doe ik best als het systeem volledig vast zit en niets meer werkt?

A: In dat geval meldt u zich best af van KIOSK. Als afmelden ook niet lukt, sluit u uw internetbrowser af en start u opnieuw.
 

Q: Waarom kan ik geen ó intikken ?

A: In  KIOSK kan u  geen letters in combinatie met ‘Alt Gr’ gebruiken. Om een aantal letters of tekens te typen is dit nodig, voor een aantal niet. Bijvoorbeeld, u kan ‘vóór’ niet intikken in KIOSK, omdat u hiervoor de letter O en Alt Gr moet combineren. Het woord één kan dan weer wel, omdat deze letter standaard op het toetsenbord staat. Dit probleem komt enkel voor in Internet Explorer, in FireFox lukt dit wel.
 

Q: Waarom verschijnt er soms de foutmelding dat ik nog een document moet opladen, terwijl ik reeds een document heb opgeladen?

A: De controle om na te gaan of een document werd opgeladen, werk pas nadat u het dossier hebt bewaard. U zal dus eerst het document moeten opladen, dan op “BEWAAR” klikken en dan pas “CONTROLEER FORMULIER” uitvoeren.
 

Q: Waarom kan ik een geüpload document niet verwijderen?

A: Een document dat is geüpload, kan inderdaad niet worden verwijderd. Als u een verkeerd of onvolledig document heeft geüpload, volstaat het om het juiste document op te laden. Zo wordt het verkeerde of onvolledige document overschreven.


Q: Wat kan ik doen als ik niet meer weet of ik de meest recente versie van een bijlage heb opgeladen in KIOSK?

A: In KIOSK kan u opgeladen bijlagen niet opnieuw downloaden. U kan per bijlage ook telkens maar 1 bestand opladen. Als u twijfelt of u de juiste versie van een bijlage hebt opgeladen, dan kunt u gewoon nog eens de juiste versie van dit bestand opnieuw opladen. De meest recent opgeladen versie vervangt dan de vorige.


Q: Ik ben mijn wachtwoord vergeten/ik heb geen bevestigingsmail ontvangen

A: Het wachtwoord voor KIOSK kunt u wijzigen door op de startpagina de knop “wachtwoord vergeten” te gebruiken. KIOSK vraagt vervolgens uw e-mailadres en zal naar dat adres instructies verzenden om een nieuw wachtwoord in te stellen. Deze procedure is ook van toepassing als u bij de registratie geen bevestigingsmail hebt ontvangen of als de geldigheidsduur van de bevestigingsmail is verlopen.

 

Q: Is het mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijk aan een aanvraag te werken?
A: Dit is niet aangewezen omdat KIOSK bij elke overgang naar een volgend veld vanzelf de wijzigingen opslaat. Als gebruiker 2 iets in een veld van de aanvraag schrijft terwijl gebruiker 1 dezelfde aanvraag leest op een andere computer, dan kan dus het volgende gebeuren: op het ogenblik dat gebruiker 1 in een volgend veld klikt, wordt de versie van de aanvraag die gebruiker 1 op dat moment aan het lezen is, als wijziging opgeslagen. Daardoor wordt meteen ook het veld overschreven waarin gebruiker 2 tegelijk aan het schrijven was, en is deze info verloren.
Het is met andere woorden aan te raden dat gebruikers opeenvolgend – waarbij gebruiker 2 pas begint nadat gebruiker 1 zich uitgelogd heeft – aan een dossier werken i.p.v. gelijktijdig.
 

Q: Kan ik een bestand dat groter is dan 1 MB via e-mail bezorgen?

A: Neen, u moet de bijlagen via KIOSK uploaden. Als uw bestand groter is dan 1 MB kan u dit op eenvoudige wijze tot maximaal 20 keer verkleinen via de online tool  https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen. Ook verschillende pfd-documenten kan u eerst samenvoegen tot één document met https://www.pdfmerge.com/.


Q. De teller van een tekstvak geeft aan dat ik nog ruimte heb en toch krijg ik een foutmelding. Wat moet ik doen?

A. Als u een deel van de tekst verwijdert (de laatste zin(nen) bijvoorbeeld even verwijderen) zal de teller opnieuw correct beginnen te lopen zodra u onder het toegestane aantal karakters zit. Daarna kan u gewoon verder typen en zal de teller opnieuw correct aftellen. Zo kan u zien hoeveel karakters er nog resteren. Het probleem doet zich enkel voor als u een te lange tekst vanuit een ander document naar KIOSK kopieert. 


Vragen over vertegenwoordiging

Q: Wat betekent “Intern in behandeling”? 

A: "Intern in behandeling” betekent dat deze organisatie of persoon nog niet is gekend bij de Afdeling Kunsten.  De medewerkers van de afdeling Kunsten moeten nog enkele administratieve handelingen uitvoeren om deze persoon of organisatie op te nemen in het centrale klantenbestand. Zodra dit is gebeurd verdwijnt de status “Intern in behandeling”. Zolang de vertegenwoordiging de status  “Intern in behandeling” heeft kan u: 

  • geen nieuwe gebruikers toevoegen
  • geen wijzigingen aanbrengen bij deze persoon of organisaties, m.a.w. u kan geen rekeningnummers, correspondentieadressen, e-mails, websites wijzigen of toevoegen.
     

Q: Hoe kan ik als vertegenwoordiger mijn e-mailadres aanpassen?

A: Indien u het e-mailadres wil wijzigen dat u in het menu ‘Mijn profiel’ opgaf, meldt u  via het contactformulier dat u ander e-mailadres wil gebruiken. In de uitvallijst kiest u als onderwerp ‘account aanmaken’ en geeft u aan waarom u een nieuw e-mailadres wenst.
 

Q: Hoe kan ik meerdere gebruikers toevoegen aan een dossier?

A: Zodra u de activatiecode hebt ontvangen, kunt u hiermee als hoofdvertegenwoordiger meerdere gebruikers activeren als vertegenwoordiger voor uw organisatie. Deze personen hebben dan vanzelf toegang tot alle dossiers van de organisatie. Merk op dat het niet mogelijk is om gelijktijdig in een dossier te werken.

Deze gebruikers moeten zich registreren (d.w.z. dat ze een account aanmaken en kunnen inloggen met hun e-mail en wachtwoord) in KIOSK en vervolgens een vertegenwoordiging aanvragen. U bent de hoofdvertegenwoordiger van uw organisatie (dit wordt in KIOSK aangeduid met een hoedje hoedje.gif). Als u op de link “Detail” klikt, vult u daar de activatiecode in die u van ons ontving per aangetekend schrijven.

 

Vragen over de code

Q: Waarom heb ik voor KIOSK een code nodig?

A: De code heeft u nodig om bepaalde wijzigingen in KIOSK aan te brengen. Met de code kan u bijvoorbeeld uw registratie als vertegenwoordiger vervolledigen, of andere gebruikers toevoegen of verwijderen. U heeft de code ook nodig om rekeningnummers toe te voegen of te verwijderen en wanneer u een dossier officieel wil indienen.

De activatiecode is een beveiliging, zodat er geen onrechtmatige aanvragen in naam van een andere persoon of organisatie kunnen gebeuren.
 

Q: Hoe ontvang ik deze code?

A: Als u een vertegenwoordiging hebt aangemaakt in KIOSK, wordt de code met de post naar de kunstenaar of organisatie die u wil vertegenwoordigen opgestuurd. Deze kunstenaar of organisatie overhandigt u de code. Vanaf het moment dat de administratie de code verzendt, is er een maand de tijd om deze in KIOSK in te geven.
 

Q: Wat gebeurt er als ik de code niet binnen de maand registreer in KIOSK?

A: De administratie zal de persoon of organisatie die u wenst te vertegenwoordigen een maand na het opsturen van de code contacteren om te verifiëren of de vertegenwoordiging rechtmatig is.


Q: Wat als de persoon of organisatie die ik vertegenwoordig geen code heeft ontvangen met de post of niet verblijft op het adres waarnaar de code is opgestuurd?

A: De code wordt opgestuurd naar het domicilieadres van de persoon die u vertegenwoordigt. Voor een organisatie met een maatschappelijke zetel is dit domicilieadres het adres dat KIOSK in de kruispuntdatabank terugvindt. De administratie zal de persoon of organisatie die u wenst te vertegenwoordigen een maand na het opsturen van de code contacteren.


Q: Kan ik toch al werken in KIOSK als ik de code nog niet heb ingegeven? 

A: Ja, u kan dan al dossiers aanmaken en bewerken in KIOSK. Vanaf het moment dat u de code in handen krijgt, geeft u ze in in KIOSK.


Q: Wat als ik de code kwijt ben of omwille van andere redenen een nieuwe code wens?

A: Vraag een nieuwe code aan in KIOSK via de knop ‘Contacteer ons’. In de uitvallijst kiest u als onderwerp ‘Code’ en geeft u aan waarom u een nieuwe code wenst.


Q: Als ik als hoofdgebruiker een persoon als nieuwe gebruiker uitnodig, moet die persoon een wachtwoord opgeven. Waar vind ik dit wachtwoord? 

A: Bijkomende gebruikers kiezen zelf een wachtwoord. De hoofdgebruiker activeert hen ofwel door hen zelf als bijkomende gebruiker aan te maken, ofwel door hen te activeren als ze zichzelf als bijkomende vertegenwoordiger hebben aangemaakt. 



Vragen over dossiers

Q: Kan ik meerdere dossiers tegelijk aanmaken?

A: U kan geen combinatie van meerjarige werkingsdossiers aanmaken. Alle andere combinaties van aanvraagdossiers zijn wel mogelijk. 


Q: Wat wordt bedoeld met ID?

A: Dit is het uniek nummer voor elk dossier in de KIOSK. Op die manier kan de beheerder bij vragen of problemen altijd zien over welk dossier het gaat.


Q: Welke soorten documenten kan ik uploaden als bijlage?

A: U mag enkel een artistiek CV uploaden als bijlage. Indien u een meerjarige dossier wil staven met ander online beschikbaar documentatiemateriaal, kan u ook extra linken toevoegen aan het subsidiedossier.


Q: Kan de administratie meelezen als ik een dossier aan het opmaken ben?

A: Nee, dit kan pas wanneer u uw dossier ingediend heeft.

 

Vragen over het indienen van dossiers

Q: Krijg ik een verwittiging als ik een dossier nog niet heb ingediend en de deadline nadert? Wanneer?

A : In dat geval ontvangt u 5 dagen voor deadline voor het indienen van uw dossier een herinnering.

 

Q: Kan ik mijn aanvraag indienen zonder de code in te geven?

A: U kan uw aanvraag enkel indienen zonder de code, als u die nog nooit eerder ingaf. Pas nadat u de code al ontvangen hebt èn nadat u ze in KIOSK hebt ingegeven ter bevestiging van uw vertegenwoordiging kan u geen aanvragen meer indienen zonder dat u bij het indienen opnieuw de code ingeeft. Als u een aanvraag indient zonder dat u de code al ontvangen hebt, moet u de code na ontvangst toch nog zo snel mogelijk ingeven in KIOSK. Indien u dit niet doet, zal de administratie u op een andere manier contacteren om na te gaan of de vertegenwoordiging die u aanmaakte en die u gebruikte om de aanvraag in te dienen correct is. 

Vragen over functies en disciplines (Kunstendecreet)

PRAKTISCHE VRAGEN


Q: Wanneer kies ik voor een functie?

A: Als u kiest voor een bepaalde functie, betekent dit dat deze een essentieel deel van de werking of het project omvat en met andere woorden een kerntaak is. Bij het opstellen van uw aanvraag kunt u zich ook de vraag stellen welke expertise er volgens u nodig is om de werking of het project te beoordelen. De zelfprofilering bepaalt de criteria op basis waarvan de werking of het project wordt beoordeeld en het profiel van de beoordelaars/commissie.

U leest de criteria per functie en kiest dan met welke functie(s) u de volledige werking of het project associeert. Indien u van oordeel bent dat een bepaalde functie voldoende gewicht heeft in de werking of het project om een afdoend antwoord te bieden op de gestelde criteria, kan u de functie(s) aanduiden.


Q: Kan ik kiezen voor meerdere functies?

A: Ja, u kan/mag meerdere functies aanduiden. Maar u moet minstens 1 functie aanduiden.


Q: Als ik kies voor meerdere functies, moet ik dan een prioriteit aangeven?

A: Neen. Als u een functie aanduidt, geeft u aan dat deze een kerntaak is van de werking of het project en moet u deze functie kwalitatief opnemen. Duidt u meerdere functies aan, dan worden ze evenwaardig meegenomen bij de beoordeling van uw aanvraag. Er worden met andere woorden geen gewichten toegekend aan de functies of criteria in de beoordeling. Elke functie wordt als even belangrijk beschouwd.

De beoordelaars bekijken de aanvraag doorheen de bril van artistieke criteria die samenhangen met de functies. Alle criteria die aan de functie(s) gekoppeld zijn, zijn dan ook steeds van toepassing.

In het digitale aanvraagformulier wordt wel een vrij tekstveld voorzien waarin u de onderlinge verhoudingen tussen de functies kan aangeven.


Q: Als ik meerdere functies aanduid, worden die dan door verschillende commissies beoordeeld?

A: Neen. De groep beoordelaars/commissie die zich buigt over uw aanvraag zal deze in zijn geheel bespreken aan de hand van de criteria die bij de functies horen. Door aan te geven welke functies u opneemt, geeft u aan welke expertise u rond de tafel aanwezig wil hebben.


Q: Heeft het aanvinken van meerdere functies een weerslag op de beoordelingscriteria?

A: Aan elke functie zijn criteria gekoppeld. In die zin heeft het aanduiden van meerdere functies tot gevolg dat meer criteria worden gehanteerd in de beoordeling. Er worden geen gewichten toegekend aan de functies of criteria in de beoordeling. Elke functie wordt als even belangrijk beschouwd.

Het is niet zo dat het aanduiden van veel functies een invloed heeft op het adviesbedrag van een organisatie. Het aantal functies dat u aanduidt, is geen garantie voor een meer gunstige beoordeling of een hoog subsidiebedrag. Commissies zullen per functie nagaan in hoeverre die kwalitatief werd ingevuld aan de hand van de criteria die bij de functies horen.

Kortom, als u als kunstenaar of organisatie beslist om een functie aan te vinken, dan zal u daarop beoordeeld worden.


Q: Kan er een advies gegeven worden per functie, m.a.w. kan men voor de ene functie negatief beoordeeld worden en voor een andere positief?

A: Ja. Mits zij dit grondig motiveert, kan een commissie delen van een aanvraag - al dan niet samenvallend met een functie – als onvoldoende beoordelen en toch een positief advies uitbrengen over het geheel van de aanvraag. Logischerwijs zal dat positieve advies voor een beperktere werking zich ook vertalen in een lager adviesbedrag.


Q: Moet ik een functie altijd kunnen koppelen aan concrete activiteiten in mijn dossier?

A: Neen, dit hoeven geen specifieke activiteiten te zijn, maar het is natuurlijk wel de bedoeling dat u in de aanvraag in de mate van het mogelijke duidelijk maakt welke activiteiten of kosten verband zullen houden met die functie. Een werking of een project vormt een geïntegreerd geheel en het is niet de bedoeling dat u die kunstmatig opdeelt. Sommige delen van de werking of het project zullen duidelijk onder één functie vallen, andere delen niet. Als u een subsidie aanvraagt, overloopt u bij het bepalen van de functies best de hele werking of het hele project.


Q: Waar vind ik de criteria terug?

A: In het Kunstendecreet en op deze website. Op de website worden de functies en de criteria ook verder toegelicht. De invulvelden in KIOSK zijn op die manier opgebouwd dat bij elke functie de juiste bijbehorende informatie en vragen aan bod komen. Door functies in het aanvraagdossier aan- of uit te vinken kunt u zien welke criteria en welke soort informatie de basis vormen voor de beoordeling op dat specifieke criterium. Bij twijfel kunt u de gekozen functies altijd terug uitvinken vóór u de aanvraag definitief indient.


INHOUDELIJKE VRAGEN


Q: Wat is het verschil tussen de functie ontwikkeling en de functie productie?

A: De functie ontwikkeling is niet outputgericht. Het proces, het onderzoek en het artistieke experiment primeren op concrete output. De functie productie is wel steeds outputgericht. Het omvat het voorbereiden, plannen en uittekenen van nieuw werk (creatie).

Voor zowel ‘ontwikkeling’ als ‘productie’ geldt dat er aan onderzoek wordt gedaan, wordt gereflecteerd, uitgeprobeerd enzovoort. Maar de finaliteit is anders. Bij ‘productie’ gebeurt onderzoek en reflectie steeds in functie van een concreet product (een tentoonstelling, een voorstelling, een performance,…). Onderzoek, reflectie en experiment in het kader van de ontwikkelingsfunctie gebeuren met het oog op het ontplooien van talent en de verdieping van een praktijk/oeuvre.

Om een duidelijk zicht te krijgen op de invulling van de functies, is het aan te raden om steeds de bijbehorende criteria te lezen. Functies en criteria samen geven een duidelijk beeld van wat er van een aanvrager verwacht wordt wanneer hij/zij voor een bepaalde functie(s) kiest.


Q: Wat is de relatie tussen de functie productie en de functie presentatie?

A: Productie houdt zowel het maken (creatie) als het omkaderen van creaties in. Het kwaliteitsvol artistiek resultaat moet ontsloten worden voor een publiek. Daarom is het belangrijk de presentatiemogelijkheden te onderzoeken en een visie te ontwikkelen op distributie en publieksbereik (zonder zelf een presentatiefunctie te moeten opnemen). U kunt dus bijvoorbeeld aangeven dat u samenwerkt met een spreidingskantoor voor de verdere distributie zonder dat u zelf aan spreiding doet.

Presentatie betreft het aanbieden van een programma en het opnemen van de bemiddelende rol ten aanzien van het publiek.

In veel – zij het niet alle - gevallen worden productie en presentatie niet door dezelfde speler vervuld. Ter illustratie: een theatergezelschap dat een voorstelling maakt en speelt is bezig met productie. Als de voorstelling dan gespeeld wordt in een kunstencentrum, dan neemt dit kunstencentrum de functie presentatie op.


Q: Moet een organisatie die presenteert en coproduceert ook voor de functie productie opteren?

A: Dat hangt van de aard van de coproductie af. Als die inhoudt dat de presenterende organisatie louter financieel ondersteunt en de voorstellingen toont, dan is het aangeven van de functie presentatie voldoende. Meestal bieden coproducenten echter ook repetitieruimte, technische ondersteuning, inhoudelijke feedback enzovoort. In dat geval duidt u ook de functie productie aan.


Q: Welke functie moet ik aanduiden als ik een aanvraag voor een sociaal-artistieke of kunsteducatieve werking of project wil indienen?

A: De term sociaal-artistiek wordt in het nieuwe Kunstendecreet niet langer gehanteerd. De principes van sociaal-artistiek werken zijn wel opgenomen in de criteria van de functie participatie. Organisaties met een sociaal-artistieke werking of project kunnen deze functie ook combineren met andere functies. Hetzelfde geldt voor organisaties met een kunsteducatieve werking of project.


(SUB)DISCIPLINES


Q: Kan ik een combinatie van disciplines aanduiden?

A: Ja. Elke combinatie van disciplines en subdisciplines is mogelijk.


Q: Als ik meerdere disciplines aanduidt, worden die dan door verschillende commissies beoordeeld?

A: Neen. De groep beoordelaars/commissie die zich buigt over uw aanvraag zal deze in zijn geheel bespreken. Door aan te geven in welke disciplines u gespecialiseerd bent, geeft u aan welke expertise u rond de tafel aanwezig wil hebben.


Q: Heeft het aanvinken van meerdere disciplines een weerslag op de beoordeling?

A: Neen. Organisaties of projecten die inzetten op meerdere disciplines worden niet als beter beschouwd dan organisaties of projecten die op minder functies en disciplines inzetten.

Het is niet zo dat het aanduiden van meerdere disciplines een invloed heeft op het adviesbedrag van een organisatie. Het aantal disciplines dat u aanduidt, is geen garantie voor een meer gunstige beoordeling of een hoog subsidiebedrag. Commissies zullen per discipline nagaan in hoeverre die kwalitatief zijn ingevuld aan de hand van de activiteiten.

Kortom, als u als kunstenaar of organisatie beslist om meerdere disciplines aan te vinken, dan zal u daarop beoordeeld worden.


Q: Wat is het verschil tussen een transdisciplinaire en multidisciplinaire werking/activiteiten?

A: Organisaties die activiteiten organiseren binnen twee of meerdere disciplines, hebben een multidisciplinaire werking. In dat geval vinkt u in KIOSK de verschillende toepasselijke disciplines aan.

Enkel wanneer bij de activiteiten van een organisatie de disciplines zodanig verweven zijn dat ze nog maar moeilijk van elkaar kunnen onderscheiden worden en er nieuwe vormen van creëren, vertonen, enzovoort, ontstaan, is de werking niet meer multidisciplinair. In dat geval wordt ze als transdisciplinair beschouwd en selecteert u deze optie in KIOSK.


Q: Kunnen architectuurorganisaties voor alle functies een subsidie aanvragen?

A: Ja, in het nieuwe Kunstendecreet is dit mogelijk. In het vorige decreet werden de aanvraagmogelijkheden voor architectuurorganisaties nog beperkt tot activiteiten die te maken hadden met presentatie en reflectie.

Het ontwerpen en uitvoeren van (al dan experimentele) bouwprojecten blijft echter uitgesloten. Het decreet beperkt zich tot al wat met culturele aspecten van architectuur te maken heeft. Het bouwen zelf is uitgesloten.


Q: Waarom staat muziektheater zowel onder ‘muziek’ als onder ‘podiumkunsten’?

A: Er is een optie ‘muziektheater’ voorzien onder ‘podiumkunsten’ en onder ‘muziek’. Een aanvrager kan de nadruk leggen op de insteek via ‘muziek’ of op de insteek via ‘podiumkunsten’. Bijvoorbeeld: een componist die een opdracht krijgt om muziek te schrijven zal ‘muziektheater’ onder ‘muziek’ willen aanduiden; een podiumkunstengezelschap dat muziektheatervoorstellingen maakt zal eerder kiezen voor de insteek onder ‘podiumkunsten’.

Vragen over subsidie-instrumenten (Kunstendecreet)

Beurzen


Q: In welke taal kan ik mijn aanvraag indienen?

A: Personen en organisaties die officieel in het buitenland gevestigd zijn, kunnen in KIOSK hun aanvraag in het Engels invullen. Aanvragen voor organisaties of personen die niet officieel in het buitenland gevestigd zijn, worden alleen behandeld als ze in het Nederlands ingediend worden. Een in het Engels ingevuld Nederlandstalig aanvraagformulier wordt dus niet behandeld.


Q: Een beurs kan enkel worden aangevraagd voor de functie ‘ontwikkeling’. Mag het proces leiden tot een concreet resultaat?

A: Ja. Bij een aanvraag voor een beurs mag u verwijzen naar de output of het resultaat, maar dit aspect primeert niet. Artistiek onderzoek dat met een beurs mogelijk wordt gemaakt, mag uiteindelijk tot artistieke output komen. Het mag dus, maar het moet niet.


Q: Wat is het verschil tussen een beurs en een project met de functie ‘ontwikkeling’?

A: In tegenstelling tot bij projectsubsidies moet u voor een beurs geen doel vooropstellen. Het is niet het plan of het resultaat dat telt maar het potentieel van de kunstenaar. De criteria zijn immers de kwaliteit van de motivatie en het groeipotentieel van het oeuvre van de kunstenaar. Als u echter bijvoorbeeld een onderzoeksproject met een duidelijk doel of resultaat voor ogen hebt, moet u een project met de functie ‘ontwikkeling’ indienen. In dat geval gelden er andere (en meer) criteria.

Daarnaast is het ook zo dat een beurs enkel door kunstenaars kan worden aangevraagd en een project ook door organisaties.


Q: Kan ik als organisatie een beurs aanvragen?

A: Neen. Beurzen zijn enkel bedoeld voor individuen (kunstenaars of ontwerpers). Kunstenaars kunnen hun beurs wel laten uitbetalen aan een organisatie.


Q: Kunnen curatoren of dramaturgen een beurs aanvragen?

A: Neen. Curatoren en dramaturgen komen wel in aanmerking voor tussenkomsten in buitenlandse publieke presentatiemomenten. Ze kunnen ook een project met de functie ‘ontwikkeling’ aanvragen.


Q: Kan een commissie een meerjarige beurs inkorten en er een kortlopende beurs van maken?

A: Neen. Bij de beoordeling staan de zelfprofilering en de rechtszekerheid van de aanvrager voorop. U schat zelf in of een meerjarige dan wel een kortlopende beurs het best aan uw artistieke planning tegemoet komt. De beoordelingscriteria voor een meerjarige beurs verschillen bovendien van die voor een kortlopende. Dit betekent dat een commissie een aanvraag voor een meerjarige beurs ook als zodanig moet beoordelen. Rekening houdend met de toepasselijke criteria zal ze de aanvraag dan ook ofwel positief ofwel negatief beoordelen.


Q: Moet ik bij de aanvraag voor een beurs ook een begroting indienen?

A: Neen, om een beurs aan te vragen dient u enkel een artistiek plan in.


Projectsubsidies


Q: In welke taal kan ik mijn aanvraag indienen?

A: Personen en organisaties die officieel in het buitenland gevestigd zijn, kunnen in KIOSK hun aanvraag in het Engels invullen. Aanvragen voor organisaties of personen die niet officieel in het buitenland gevestigd zijn, worden alleen behandeld als ze in het Nederlands ingediend worden. Een in het Engels ingevuld Nederlandstalig aanvraagformulier wordt dus niet behandeld.


Q: Hoe verloopt de overgang van het huidige decreet naar het nieuwe wat betreft projecten?

A: Projecten die vanaf 2016 van start gaan (eerste indiendatum 15/9/2015), vallen onder de nieuwe procedures van het nieuwe Kunstendecreet. Die procedures veranderen grondig. Er komt een digitaal indienplatform, de subsidielijnen veranderen, de manier van beoordelen verandert, etc.

Je moet je aanvraag voor projectsubsidie uiterlijk op volgende data indienen:
 

  • 15 september voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 januari van het volgende jaar;
  • 15 januari voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 mei van hetzelfde jaar;
  • 15 mei voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 september van hetzelfde jaar.


Je mag je aanvraag ook (veel) eerder indienen. Hou er wel rekening mee dat dit niet noodzakelijk een voorsprong betekent. Bij het toewijzen van dossiers aan rondes, wordt gekeken naar de startdatum van het project.


‘Van start gaan’ kan verschillende dingen betekenen. Dat kan bijvoorbeeld de start van een tentoonstelling zijn, maar evengoed de start van de voorbereiding van deze tentoonstelling. Je kunt dus een aanvraag indienen op 15 september van jaar x voor voorbereidende activiteiten die plaatsvinden vanaf januari van jaar x+1 maar waarvan het resultaat pas later zichtbaar is. Geef zoiets wel duidelijk aan in je aanvraag, ook als het grootste deel van de kosten misschien pas veel later valt. Zorg er dus voor dat je de juiste startdatum van het project aanduidt, wanneer je in een bepaalde ronde indient.


Hou er eveneens rekening mee dat de beslissingsperiode pas begint te lopen vanaf de uiterste indiendatum. Als je je dossier indient in november van het jaar x, zal je pas 4 maanden na 15 januari van het jaar X+1 weten of project al dan niet gesubsidieerd wordt. Weeg dus goed voor-en nadelen af vooraleer je indient, eerder indienen betekent niet noodzakelijk meer kans op succes.


Belangrijk is dat je een goed onderbouwd dossier kan indienen dat concrete informatie bevat (vb. bevestiging van partners). Vroeger indienen louter om eerder te weten te komen of je project gesubsidieerd wordt, heeft weinig zin.


Q: Kunnen organisaties zonder ondernemingsnummer een projectsubsidie aanvragen?

A: Neen. Een organisatie moet rechtspersoonlijkheid hebben om een aanvraag te kunnen indienen. Zij bekomt deze als de notaris of een vertegenwoordiger van de organisatie de oprichtingsstukken neerlegt op de griffie van de Rechtbank van Koophandel, waarna een uniek ondernemingsnummer wordt toegekend.  Dit ondernemingsnummer is vereist om in KIOSK een aanvraag in te dienen binnen het Kunstendecreet.

De administratie raadt dan ook aan om niet te wachten met het aanvragen van de rechtspersoonlijkheid van uw organisatie tot (kort voor) de uiterste indiendatum. Als uw organisatie op het ogenblik van de uiterste indiendatum geen rechtspersoonlijkheid heeft, is de aanvraag niet ontvankelijk. Uitzonderingen hierop zijn niet mogelijk.


Q: Kunnen organisaties die een werkingssubsidie ontvangen, ook nog projectsubsidies aanvragen?

A: Ja, zolang het subsidiebedrag per jaar dat oorspronkelijk (bij de beslissing over de subsidiëring)  wordt toegekend niet boven de 300.000 euro ligt.


Q: Is de financiering via de basisinstrumenten (beurzen, projecten, werkingen) steeds combineerbaar met de specifieke instrumenten?

A: Neen, de grens van cofinanciering is bv. 1 miljoen euro en organisaties die meer dan 300.000 euro werkingssubsidies krijgen kunnen bijvoorbeeld geen tussenkomsten meer aanvragen.

Subsidielijn

Grensbedrag (aan werkingssubsidies)

Tussenkomsten voor buitenlandse publieke presentatiemomenten

300.000 euro

Partnerprojecten

3.000.000 euro

Cofinanciering van internationale kunstprojecten

1.000.000 euro

 

 

Q: Kan men aanvragen tegelijk indienen? Kan je tegelijkertijd meerdere gesubsidieerde projecten op de sporen hebben staan?

Ja, dat kan.


Q: Wat kan onder een (meerjarige) projectsubsidie vallen?

A: een project is omgeschreven als een initiatief beperkt in tijd en ruimte. Dit wordt niet verder gedefinieerd, ook niet op vlak van kosten. Alle kosten die verbonden zijn aan initiatieven die beperkt zijn in tijd en ruimte komen dus in aanmerking voor subsidiëring.

Het is dus mogelijk om meerdere producties of deelprojecten te combineren in 1 aanvraag, als ze een logisch geheel vormen. Het is ook mogelijk om die producties of deelprojecten als afzonderlijke projecten te beschouwen en er verschillende projectsubsidies voor aan te vragen.


Q: Kan een opstart van een werking via een projectsubsidie ondersteund worden?

A: Ja, dat kan.


Q: Moeten meerjarige projecten ook een jaarlijks actieplan indienen?

A: Neen, er is 1 aanvraag die meerdere jaren (max. 3 jaar) kan overspannen en 1 verantwoordingsdossier na afloop van het project. Er worden geen jaarlijkse actieplannen gevraagd.


Q: Zijn er maximumbedragen voor projectsubsidies?

A: Nee.


Q: Kan men projectaanvragen indienen wanneer men samenwerkt met partners buiten de kunstensector (bvb. onderwijs, sociale sector...)?

A: Dat kan, maar het moet wel een ‘kunst’project zijn. Ondersteuning kan dan worden aangevraagd via de (gewone) projecten, maar ook via de partnerprojecten.


Q: Wat wordt bedoeld met ‘internationaal werken zit nu sterk verankerd in het decreet’?

A: Dat slaat op twee zaken.

Vroeger waren de internationale projecten een aparte subsidielijn in het decreet. Nu wordt er bij de basisinstrumenten geen onderscheid meer gemaakt tussen projecten of activiteiten die in het binnen- of in het buitenland plaatsvinden.

Daarnaast zijn er wel nog een aantal specifieke instrumenten ter ondersteuning van de internationale promotie en spreiding. Enkele van deze instrumenten werden tot nu buiten het decreet toegekend (o.a. residenties, presentatieplekken) … Deze krijgen, naast een aantal nieuwe instrumenten zoals doorbraak trajecten, een decretale basis.


Q: Welke ondersteuning kunnen kunstenaars/organisaties aanvragen die onder het vorige Kunstendecreet tot nu toe onder creatieopdrachten, compositieopdrachten of opnameprojecten indienden?

A: Dit zijn nu allemaal projecten met de functie ‘productie’. De scherpe definitie van creatieopdrachten, compositieopdrachten en opnameprojecten valt weg in het nieuwe Kunstendecreet. Hierdoor kan de aanvrager zelf beslissen welke activiteiten en kosten deel uitmaken van het project.


Q: Hoe verhoudt de timing van mijn project zich tot de timing van mijn aanvraag? Maw, zijn de indiendata van de projectsubsidies verbonden aan vaste startdata?

A: er zijn drie vaste indiendata per jaar. Die hangen niet vast aan startdata.

Dat betekent bvb. dat een productie grondig vooraf kan voorbereid worden, dat een festival voldoende lang vooraf kan beginnen prospecteren, dat een productie qua spreiding een langere speelreeks en evt. al een herneming kan incalculeren in het projectplan. Meer algemeen betekent dit dat een projectaanvrager lang vooraf zeker kan zijn van zijn financiering. Aanvragers moeten er wel rekening mee houden dat ze een realistisch evenwicht moeten bewaren tussen:

- lang vooraf aanvragen en dus ruim vooraf kunnen inschatten of men het project gefinancierd krijgt, en in welke mate dit toereikend is

- niet te lang vooraf aanvragen, want de kans dat een project dat nog te vaag is en daardoor onvoldoende positief zal kunnen scoren op alle beoordelingscriteria stijgt dan weer.


Q is er een verschil qua verantwoordingsplicht tussen kunstenaars en organisaties?

A: Kunstenaars moeten alleen een inhoudelijke verantwoording indienen, organisaties ook een financiële verantwoording.

Subsidies en beurzen toegekend aan individuele kunstenaars zijn namelijk vrijgesteld van financiële verantwoordingsplicht. Zij moeten dus enkel een inhoudelijke verantwoording indienen. Bij subsidies toegekend aan organisaties, is er wel een financiële verantwoording.


Q: Hoe voorzie ik als kunstenaar een deel van de subsidie die ik aanvraag voor mezelf als vergoeding?

A: Als kunstenaar kan u een deel van de subsidie die u aanvraagt en ontvangt zelf behouden, maar u bouwt daarmee geen sociale rechten op. (Ter info: onder het oude Kunstendecreet kon een kunstenaar in de afrekening van een project een forfaitaire creatievergoeding opnemen à rato van maximaal 20 % van de totale kosten van het project. Deze vergoedingsregeling is in het nieuwe Kunstendecreet niet meer mogelijk. Ze gold daarenboven enkel voor de afrekening, niet voor de begroting.) Het is dus zeer belangrijk dat je in de begroting voor jezelf een budget voorziet en dat je daarbij de toepasselijke CAO's respecteert. Indien de subsidie door een rechtspersoon wordt aangevraagd of via een rechtspersoon wordt uitbetaald, dan kan de kunstenaar aan die rechtspersoon factureren of kan die laatste aan de kunstenaar een loon uitkeren. Dat vermeldt u dan als dusdanig in de afrekening. 


Q: Wat is de timing van beslissing vanaf de uiterste indiendatum?

A:  De minister moet uiterlijk 4 maanden na de uiterste indiendatum van het aanvraagdossier beslissen over projectaanvragen en beurzen.

De beslissing voor werkingssubsidies moet uiterlijk 6 maanden voor de subsidieperiode van start gaat, worden genomen (eind juni 2016).


Q: Wat is het verschil tussen een aanvraag voor een beurs en een aanvraag voor een project?

A: Het opzet is anders: bij een beurs lig de focus op ontwikkeling, er wordt geen vooraf bepaald resultaat verwacht. Bij een project ligt de focus op de realisatie van het omschreven project (met één of meerdere functies).

Een beurs wordt steeds toegekend aan een kunstenaar of ontwerper, een project kan worden toegekend aan een kunstenaar, ontwerper of een organisatie.


Werkingssubsidies

Q: Wanneer is de eerstvolgende indiendatum voor werkingssubsidies van kunstenorganisaties?

A: De eerstvolgende indiendatum is 1 oktober 2015. De daaropvolgende indiendatum is 1 oktober 2020.


Q: Wat wordt verstaan onder “rechtspersoonlijkheid met niet-commercieel karakter”

A: Dit gaat over de juridische vorm van de rechtspersoonlijkheid, die in principe afgestemd is op het maatschappelijk doel dat een organisatie nastreeft. Een vennootschap met sociaal oogmerk of VSO komt in aanmerking als rechtspersoon met niet-commercieel karakter voor meerjarige werkingssubsidies, mits de statuten duidelijk stellen dat ze geen winstgevend doel nastreeft. Een bvba en cvba kunnen geen werkingssubsidies aanvragen.


Q: Kunnen organisaties zonder ondernemingsnummer een werkingssubsidie aanvragen?

A: Neen. Een organisatie moet rechtspersoonlijkheid hebben om een aanvraag te kunnen indienen. Zij bekomt deze als de notaris of een vertegenwoordiger van de organisatie de oprichtingsstukken neerlegt op de griffie van de Rechtbank van Koophandel, waarna een uniek ondernemingsnummer wordt toegekend.  Dit ondernemingsnummer is vereist om in KIOSK een aanvraag in te dienen binnen het Kunstendecreet.

De administratie raadt dan ook aan om niet te wachten met het aanvragen van de rechtspersoonlijkheid van uw organisatie tot (kort voor) de uiterste indiendatum. Als uw organisatie op het ogenblik van de uiterste indiendatum geen rechtspersoonlijkheid heeft, is de aanvraag niet ontvankelijk. Uitzonderingen hierop zijn niet mogelijk.


Q: Het subsidiebedrag dat ik nodig heb, is niet voor alle jaren hetzelfde. Welk bedrag moet ik aanvragen, het bedrag dat ik het eerste jaar nodig heb, of een gemiddeld bedrag?

A: In dat geval vraagt u het best het gemiddelde bedrag aan en verduidelijkt u in de begrotingsbijlage hoe u in de loop van de vijf jaren tijdelijk reserve zal opbouwen en aanwenden in functie van de financieel verschillende jaren en plannen. De Vlaamse overheid zal u in geval van subsidiëring sowieso eenzelfde subsidiebedrag voor vijf jaren toekennen.


Q: Wat wordt verstaan onder “eigen opbrengsten”?

A: Eigen opbrengsten zijn alle opbrengsten verworven in een werkjaar, inclusief de opbrengsten uit private fondsen, met uitzondering van opbrengsten uit subsidies.


Q: Zijn middelen van fondsen zoals het VAF, VFL, Mondriaan Fonds,…, subsidies of eigen opbrengsten?

A: Dat hangt af van de vraag of het om een publiek dan wel een privaat fonds gaat. Het Kunstendecreet definieert subsidies als “financiële steun toegekend door een overheid, een publiek fonds of de Nationale Loterij”. Middelen afkomstig van publieke fondsen die deze middelen in opdracht van de overheid verdelen onder de vorm van beurzen en subsidies worden dus niet als eigen opbrengsten beschouwd. Als overheidsinstellingen sponsoring verstrekken of uitdrukkelijk opdrachten toekennen (die achteraf ook door de ontvanger als dienst gefactureerd worden), dan is dat wel het geval.


Q: Zijn subsidies die een werkplaats of kunstencentrum ontvangt en beheert op vraag van een kunstenaar of andere organisatie eigen opbrengsten?

A: Ja. De subsidie blijft immers formeel toegekend aan de kunstenaar of andere organisatie. Ze wordt met andere woorden niet beschouwd als een subsidie voor de werkplaats of het kunstencentrum, ondanks het feit dat ze wordt uitbetaald aan de werkplaats of het kunstencentrum. Die moet in de boekhouding wel een duidelijk analytisch onderscheid maken tussen het (of eventueel meerdere) beheerde project(en) en de eigen werking. Daarnaast moeten er ook heldere schriftelijke afspraken zijn tussen de kunstenaar of organisatie die de projectsubsidie aanvroeg en de beherende organisatie m.b.t. wie wat doet, factureert en in zijn of haar boekhouding opneemt.


Q: Behoort ondersteuning in natura tot de eigen opbrengsten?

A: Neen, opbrengsten en kosten zijn boekhoudkundige gegevens. U kan alleen zaken die boekhoudkundig gewaardeerd en gefactureerd worden als eigen opbrengsten opgeven. Ondersteuning in natura kan dus enkel als een eigen opbrengst beschouwd worden als ze ook gefactureerd wordt.


Q: Zijn er minima bepaald voor eigen opbrengsten?

A: Ja, het percentage aan eigen opbrengsten is bepaald per functie. Organisaties die inzetten op de functie presentatie of productie, al dan niet in combinatie met de functies participatie, ontwikkeling of reflectie, moeten minstens 12,5% aan eigen opbrengsten verwerven, berekend in verhouding tot de artistieke uitgaven. Voor organisaties die alleen inzetten op de functie participatie, ontwikkeling of reflectie: minstens 5% aan eigen opbrengsten verwerven, berekend in verhouding tot de artistieke uitgaven.


Q: Wat zijn artistieke kosten?

A: De artistieke kosten zijn alle kosten die de gesubsidieerde rechtspersoon maakt met betrekking tot het werkjaar (dus: geen resultaatsbestemmingen). Het gaat om alle kosten, aangezien deze rechtspersoon - met een artistiek maatschappelijk doel  - volgens het decreet bij meerjarige werkingssubsidies altijd voor het geheel van haar werking gesubsidieerd wordt. Alle activiteiten en kosten staan dus uiteindelijk in functie van de artistieke werking.


Q: Wat gebeurt er met de provinciale werkingssubsidies?

A: Tot eind 2016 zijn de organisaties zeker van deze middelen en worden ze verder door de Vlaamse overheid uitbetaald. Vanaf 2017 is dit niet langer het geval. Hetzelfde geldt echter voor de huidige werkingssubsidies binnen het Kunstendecreet. Hiervan zijn de organisaties ook maar tot eind 2016 zeker.
Bij de beoordeling van de nieuwe aanvragen wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen provinciale middelen en middelen in het kader van het Kunstendecreet. Het worden dan allemaal middelen in het kader van het Kunstendecreet. Wel wordt er uiteraard rekening gehouden met de historiek van een organisatie. Als een commissie een status quo in middelen adviseert dan impliceert dit een bedrag dat bestaat uit de vroegere werkingsmiddelen in het kader van het Kunstendecreet én de provinciale middelen. Zonder die laatste zou het advies immers een vermindering van de vroegere middelen inhouden.


Q: Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met het advies dat de commissie en/of administratie over mijn aanvraag heeft geformuleerd?

A: Dat hangt af van het feit of het om een positief dan wel negatief advies gaat. Nadat u het voorlopige voorstel van beslissing heeft ontvangen, kunt u tegen een positief voorontwerp van beslissing een schriftelijke reactie indienen als u het er niet mee eens bent. De beoordelingscommissie en/of de administratie zullen dan voor het uitbrengen van het definitieve zakelijke en artistieke advies en het ontwerp van beslissing de door u gemaakte opmerkingen meenemen.
 

Als het voorontwerp van beslissing negatief is, kunt u hiertegen verhaal indienen. Een verhaal wordt in een gestandaardiseerde vorm ingediend die toelaat aan te tonen dat er procedurele fouten gemaakt zijn bij de beoordeling van het aanvraagdossier, op basis van de 3 decretale criteria die hiertoe gedefinieerd zijn:

1° correctheid van de gevolgde procedure bij de beoordeling van het subsidiedossier;

2° correctheid van de gevolgde methodiek bij de beoordeling van het subsidiedossier;

3° validiteit van de aangevoerde argumenten door de aanvrager van het verhaal.

Als de verhaalcommissie oordeelt dat het verhaal ontvankelijk is, wordt uw aanvraag opnieuw beoordeeld door een tweede beoordelingscommissie en/of wordt er een tweede, onafhankelijk zakelijk advies uitgebracht door de administratie, waarna beide adviezen in een nieuw ontwerp van beslissing verwerkt worden.

 

MERK OP Als kunstinstelling kunt u enkel een schriftelijke reactie indienen, ook als het artistieke en/of zakelijke advies negatief is.

 

Tussenkomsten voor buitenlandse presentatieplekken

Q: Welke kosten kan ik inbrengen bij tussenkomsten voor buitenlandse presentatieplekken?

A: De kosten die u inbrengt moeten een direct en aantoonbaar verband hebben met de buitenlandse presentatie. De kostensoort is echter niet decretaal bepaald en laten we tot nader order vrij.

Vragen over de bijlage ‘activiteiten, medewerkers en begroting’ (Kunstendecreet)

Algemeen

Q: Kan ik extra informatie toevoegen?

A: Ja, dat is mogelijk. Daarvoor is een tabblad ‘toelichting’ voorzien. U kunt ook tabbladen toevoegen rechts hiervan.


Q: Mag ik wijzigingen aanbrengen aan de indeling en naam van de tabbladen?

A: Enkel in zoverre het wijzigingen m.b.t. extra informatie betreft. U mag de indeling en naam van de vooraf gedefinieerde tabbladen niet wijzigen en deze tabbladen ook niet verwijderen. De reden hiervoor is dat de administratie de gegevens die u in deze tabbladen invult, verwerkt tot beleidsrelevante informatie. Het wijzigen van de indeling of naam van de tabbladen bemoeilijkt deze verwerking.

 

Q: Waarom bevat enkel de eerste rij van de paarse kolommen een keuzelijst?

A: Dit kan te makken hebben met de software die u gebruikt (bijvoorbeeld Office 2002 of LibreOffice 5). Mogelijk worden de keuzelijsten wel doorgevoerd nadat u de voorgaande kolom heeft ingevuld. Als dat niet het geval is, kopieert u best zelf de keuzelijsten.


Aanvragen

Q: Ik wil een aanvraag voor een beurs indienen. Welke tabbladen moet ik invullen?

A: Geen. Als u een aanvraag voor een beurs indient, hoeft u de bijlage niet in te vullen. Ook voor de verantwoording van de beurs hoeft u dat niet te doen.


Q: Ik wil een aanvraag voor een projectsubsidie indienen als individu. Welke tabbladen moet ik invullen?

A: Als individu vult u de tabbladen ‘activiteiten’, ‘personeel en medewerkers’ (indien van toepassing), en ‘individuen-resultatenrekening’ in.


Q: Ik wil een aanvraag voor een projectsubsidie indienen als organisatie. Welke tabbladen moet ik invullen?

A: Als organisatie vult u de tabbladen ‘activiteiten’, ‘personeel en medewerkers’, en ‘organisatie-resultatenrekening’ in.


Q: Ik wil een aanvraag voor een meerjarige projectsubsidie indienen (als individu of organisatie). Moet ik de resultatenrekening invullen op basis van de duurperiode van het project of een begroting per jaar opmaken?

A: De meerjarige projectsubsidies zijn gekoppeld aan het project en niet aan jaren. U maakt dus één begroting per project, ongeacht hoelang het duurt (twee weken/maanden, een jaar en vier maanden, enzovoort). Om het administratief eenvoudig te houden wordt er ook maar één aanvraag en één werkingsverslag verwacht, en niet een aanvraag en werkingsverslag per jaar.


Q: Ik wil een aanvraag voor een werkingssubsidie indienen (enkel voor organisaties). Welke tabbladen moet ik invullen?

A: Voor de aanvraag van een werkingssubsidie vult u de tabbladen ‘activiteiten’, ‘personeel en medewerkers’, en ‘organisaties-resultatenrekening’ in. U maakt daarbij een inschatting van het aantal medewerkers binnen de verschillende functies en de hieraan verbonden begrote vergoeding en vergoedingswijze.


Q: Ik wil een aanvraag voor een werkingssubsidie indienen. Moet ik voor elk van de vijf jaren een tabblad ‘activiteiten’ en ‘organisaties-resultatenrekening’ voorzien?

A: Neen, u vult in de bijlage enkel de activiteiten/planning en de begroting voor het eerste kalenderjaar in detail in. Voor zover u al zicht hebt op de werkwijze of grote lijnen voor de volgende jaren kan u dit op extra, zelf ingevoegde tabbladen in dezelfde bijlage verduidelijken – zie daarvoor ook de richtlijnen op het eerste tabblad van deze bijlage.
Als de plannen en de bijbehorende begroting in elk van de vijf werkingsjaren onderling sterk verschillen, kunt u dit ook op deze manier verduidelijken. U kan dan de begroting voor het eerste jaar opnemen op het tabblad ‘organisaties-resultatenrekening’. Voor elk van de volgende jaren kan u in hetzelfde bestand zoveel kopieën als nodig van dit tabblad toevoegen met daarop telkens de begroting voor die volgende jaren. U kan de begroting voor die volgende jaren of de manier waarop u tussentijds reserve opbouwt en aanwendt ook op een andere, zelf gekozen manier samenvattend verduidelijken op een toegevoegd tabblad.

 


Q: Moet ik alle kolommen in het tabblad ‘activiteiten’ invullen bij een aanvraag?

Neen, bij een aanvraag hoeft u de kolommen met het aantal toeschouwers nog niet in te vullen. Ook als de locaties waar uw werk te zien zal zijn nog niet in detail bekend zijn, kan u hier voor deze nog onbekende plekken meerdere activiteiten op één lijn samenvatten en de kolommen over de locatie leeg laten.


Q: Moet ik de balans (activa en passiva) invullen als ik een aanvraag indien?

A: Neen, u vult de balans enkel in als u een werkingsverslag over een werkingssubsidie indient, niet voor een aanvraag.

 

TABBLAD ‘ACTIVITEITEN’

Q: Waarom kan ik in de kolom “land” geen activiteiten invoeren die in Wallonië plaatsvinden?

A: In deze kolom kunt u enkel “België” selecteren en komen Vlaanderen en Wallonië niet als afzonderlijke optie voor. Of iets in Vlaanderen plaatsvond weten we immers al als de kolom “stad/gemeente in Vlaanderen, of Brussel” is ingevuld.

                                                              

Q: Waarom kan ik in de D-kolom geen stad in Wallonië selecteren?

A: Zoals de titel aangeeft, beperkt deze kolom zich tot activiteiten in Vlaanderen of Brussel. Buiten deze locaties hoeft u niet aan te geven in welke stad een activiteit plaatsvond.

 

Q: Kan ik repetities ook als activiteit invoeren?

A: Neen, repetities zijn niet als activiteit voorzien in de keuzelijst. Het is niet de bedoeling dat u over deze activiteit rapporteert in de Excelbijlage. Als u dat toch wil doen, kunt u repetities vatten onder de noemer “overige”.

 

TABBLAD ‘ORGANISATIES - RESULTATENREKENING’

Q: Moet ik de inkomsten via Sociale Maribel (pc 329.01) als subsidie of eigen inkomsten registreren?

A: Sociale Maribel-middelen betreffen een vorm van subsidie en worden dan ook best opgenomen onder “overige subsidies”, ongeacht of ze rechtstreeks door een overheid of via een sectorgebonden fonds in opdracht van een overheid worden uitgekeerd.

Varia (Kunstendecreet)

Q: Kan ik subsidies van het Kunstendecreet combineren met ondersteuning uit andere decreten (bv. Het Cultureel-erfgoeddecreet)?

A: Er is geen uitsluiting voorzien. Uiteraard wordt er wel gekeken of je niet twee keer voor dezelfde werking of hetzelfde project wordt ondersteund vanuit de middelen van de Vlaamse Regering.


Q: Blijft het geven van zekerheden (over bijvoorbeeld geplande concerten) bewaard bij het aanvragen van subsidies?

A: Het opgeven van concrete engagementen is geen criterium. Maar als er contracten of andere engagementen worden meegegeven, dan maakt dat een aanvraag sterker.


Q: Wie wordt beschouwd als kunstenaar?

A: dit staat bewust niet in het decreet omschreven. De commissies zullen het criterium ‘professioneel actief zijn’, dossier per dossier inschatten.