Uitvoerder van het kunsten- en cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Regering

Procedure en timing

Tijdslijn aanvraag werkingssubsidies

15 december 2017

  • Een aanvraag word uiterlijk ingediend op 15 december 2017.
    Een uitzondering hierop is een aanvraag voor WS en indeling op regionaal niveau. Die organisaties hebben tijd tot 15 januari 2018 om een aanvraag in te dienen.
  • Het Departement Cultuur, Jeugd en Media toetst de aanvraag aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden en meldt binnen de 10 werkdagen of een dossier ontvankelijk is of niet.
  • Dan start het beoordelingsproces met de beoordelingscommissie.
    • De ontvankelijke aanvragen worden verdeeld over verschillende commissies.
    • Naast het aanvraagdossier ontvangen de commissies ook andere relevante informatie zoals het evaluatieverslag.
    • De commissie formuleert een voorlopig advies na het toetsen van de subsidiëringsvoorwaarden en criteria.
    • De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.     
  • De cultureel-erfgoedinstellingen worden aangeduid (zie ook hieronder).                       

15 mei 2018

  • Het voorlopig advies wordt uiterlijk op 15 mei bezorgd aan de aanvragers.
  • De aanvragers kunnen een repliek formuleren op het voorlopige advies.
    De repliek wordt binnen de 10 werkdagen aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media bezorgd.
    In de repliek kan gereageerd worden op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies.
  • Rekening houdend met de repliek formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.
  • De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies. 
  • De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.
  • Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.
  • De minister bezorgt op basis van het ontwerp van beslissing een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering.

1 oktober 2018

  • De Vlaamse Regering beslist uiterlijk op 1 oktober 2018 over:
    • de indeling bij het landelijke of regionale niveau voor de collectiebeherende organisaties.
    • de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie.
  • Het Departement Cultuur, Jeugd en Media deelt de beslissing van de Vlaamse Regering mee aan de aanvrager binnen de tien werkdagen na de beslissing.
  • Op basis van de beslissing van de Vlaamse Regering wordt een beheersovereenkomst gesloten met de cultureel-erfgoedorganisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend op landelijk niveau.
    Over de inhoud van de beheersovereenkomst wordt onderhandeld tussen de cultureel-erfgoedorganisatie en het Departement Cultuur, Jeugd en Media.

31 december 2018

  • De minister en de organisatie ondertekenen de beheersovereenkomst uiterlijk op 31 december 2018.

Procedure aanduiding cultureel-erfgoedinstellingen

  • De procedure voor het aanduiden van CE-instellingen verloopt sneller dan die voor indeling en WS. Vóór de advisering en de beslissing over het indelen van de collectiebeherende organisaties bij het landelijke of regionale niveau, moet eerst bekend zijn welke van die organisaties aangeduid worden als CE-instellingen.
  • Bij het sluiten van de beheersovereenkomsten met de CE-instelling worden ook de steden, gemeenten, en in voorkomend geval de VGC, waar cultureel-erfgoedorganisaties gevestigd zijn die aangeduid zijn als cultureel-erfgoedinstelling, betrokken.