Uitvoerder van het kunsten- en cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Regering

Werkingssubsidies

Aanvraagprocedure en timing werkingssubsidies 2019-2023

  • Werkingssubsidies (WS) worden aangevraagd voor een vaste beleidsperiode van 5 jaar 2019-2023
  • Tussentijds indienen voor een korte of andere periode is niet mogelijk

Tijdslijn aanvraag werkingssubsidies

15 december 2017

  • Aanvragen kunnen ingediend worden voor:
    • het indelen van collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties
    • werkingssubsidies voor cultureel-erfgoedinstellingen
    • werkingssubsidies voor collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties voor de functies op landelijk en regionaal niveau
    • werkingssubsidies voor een cultureel-erfgoedorganisatie die de cultureel-erfgoedwerking opneemt voor het immaterieel cultureel erfgoed
    • werkingsubisidies voor cultureel-erfgoedorganisaties voor dienstverlenende rollen op landelijk niveau
  • Een aanvraag word uiterlijk ingediend op 15 december 2017.
    Een uitzondering hierop is een aanvraag voor WS en indeling op regionaal niveau. Die organisaties hebben tijd tot 15 januari 2018 om een aanvraag in te dienen.
    • Voor collectiebeherende organisaties geldt dat dezelfde aanvraag gebruikt wordt voor zowel de aanduiding/indeling als de WS.
    • Voor een dienstverlenende rol is een aparte aanvraag door de collectiebeherende organisatie nodig.
  • Het Departement Cultuur, Jeugd en Media toetst de aanvraag aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden en meldt binnen de 10 werkdagen of een dossier ontvankelijk is of niet.
  • Dan start het beoordelingsproces met de beoordelingscommissie.
    • De ontvankelijke aanvragen worden verdeeld over verschillende commissies.
    • Naast het aanvraagdossier ontvangen de commissies ook andere relevante informatie zoals het evaluatieverslag.
    • De commissie formuleert een voorlopig advies na het toetsen van de subsidiëringsvoorwaarden en criteria.
    • De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.     
  • De cultureel-erfgoedinstellingen worden aangeduid (zie ook hieronder).                       

15 mei 2018

  • Het voorlopig advies wordt uiterlijk op 15 mei bezorgd aan de aanvragers.
  • De aanvragers kunnen een repliek formuleren op het voorlopige advies.
    De repliek wordt binnen de 10 werkdagen aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media bezorgd.
    In de repliek kan gereageerd worden op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies.
  • Rekening houdend met de repliek formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.
  • De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies. 
  • De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.
  • Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.
  • De minister bezorgt op basis van het ontwerp van beslissing een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering.

1 oktober 2018

  • De Vlaamse Regering beslist uiterlijk op 1 oktober 2018 over:
    • de indeling bij het landelijke of regionale niveau voor de collectiebeherende organisaties.
    • de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie.
  • Het Departement Cultuur, Jeugd en Media deelt de beslissing van de Vlaamse Regering mee aan de aanvrager binnen de tien werkdagen na de beslissing.
  • Op basis van de beslissing van de Vlaamse Regering wordt een beheersovereenkomst gesloten met de cultureel-erfgoedorganisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend op landelijk niveau.
    Over de inhoud van de beheersovereenkomst wordt onderhandeld tussen de cultureel-erfgoedorganisatie en het Departement Cultuur, Jeugd en Media.

31 december 2018

  • De minister en de organisatie ondertekenen de beheersovereenkomst uiterlijk op 31 december 2018.

Procedure aanduiding cultureel-erfgoedinstellingen

  • De procedure voor het aanduiden van CE-instellingen verloopt sneller dan die voor indeling en WS. Vóór de advisering en de beslissing over het indelen van de collectiebeherende organisaties bij het landelijke of regionale niveau, moet eerst bekend zijn welke van die organisaties aangeduid worden als CE-instellingen.
  • Bij het sluiten van de beheersovereenkomsten met de CE-instelling worden ook de steden, gemeenten, en in voorkomend geval de VGC, waar cultureel-erfgoedorganisaties gevestigd zijn die aangeduid zijn als cultureel-erfgoedinstelling, betrokken.

NA DE BESLISSING

Beheersovereenkomsten

  • Een beheersovereenkomst wordt gesloten voor doelstellingen op landelijk niveau.
    Dus er worden geen beheersovereenkomsten gesloten met regionaal ingedeelde organisaties.
  • De Vlaamse Regering kan de doelstelling(en) waarvoor de subsidie wordt toegekend, verduidelijken bij de beslissing. Dit wordt ook opgenomen in de beheersovereenkomst.
  • In de beheersovereenkomst wordt ten minste opgenomen:
    • het bedrag van de werkingssubsidie.
    • de te bereiken doelstellingen.

Uitbetaling subsidie

  • 1 februari werkingsjaar: voorschot van 90% van de subsidie.
  • Na uitvoering jaarlijks toezicht (werkingsjaar + 1): saldo van 10% van de subsidie.

Jaarverslag

  • Uiterlijk op 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de werkingssubsidie is toegekend, dienen de organisaties een jaarlijkse verantwoording in.
  • Vanaf de volgende beleidsperiode worden er geen actieplannen meer ingediend.

KIOSK: voorbeelden aanvraagdossier

Cultureel-erfgoedinstellingen

De Vlaamse Regering kan collectiebeherende cultureelerfgoedorganisaties met een kwaliteitslabel aanduiden als cultureel-erfgoedinstelling. Ze kent een werkingssubsidie toe aan organisaties die aangeduid werden als cultureel-erfgoedinstelling en die de Vlaamse Regering niet zelf beheert.

Deze werkingssubsidie wordt toegekend voor het uitvoeren van de functies en, indien van toepassing, het opnemen van een dienstverlenende rol.

Functies op landelijk of regionaal niveau (collectiebeherende organisaties)

De Vlaamse Regering kan een werkingssubsidie toekennen aan volgende collectiebeherende cultureelerfgoedorganisaties met een kwaliteitslabel die ingedeeld worden bij het landelijke of regionale niveau:

  • musea
  • culturele archiefinstellingen
  • erfgoedbibliotheken.


Deze werkingssubsidie wordt toegekend voor het uitvoeren van de functies. De functies, basistaken in de cultureel-erfgoedwerking, zijn:

  • herkennen en verzamelen: het benoemen, in kaart brengen, registreren, documenteren, waarderen, verwerven, selecteren en herbestemmen van cultureel erfgoed
  • behouden en borgen: het verzekeren van het voortbestaan van cultureel erfgoed door het in adequate omstandigheden te bewaren, te conserveren, te restaureren, te actualiseren, te borgen en door te geven
  • onderzoeken: het onderzoeken van cultureel erfgoed en van cultureelerfgoedwerking of het stimuleren en faciliteren ervan
  • presenteren en toeleiden: het delen van cultureel erfgoed met erfgoedgemeenschappen, met het grote publiek of met specifieke doelgroepen via presentatie, toeleiding, educatie en door het beschikbaar te maken voor raadpleging en gebruik
  • participeren: het actief betrekken van de maatschappij, in het bijzonder van erfgoedgemeenschappen, bij cultureelerfgoedwerking;

Een aanvraag voor indeling bij het landelijke of regionale niveau is onderdeel van de aanvraag voor werkingssubsidies. De aanvraag kan tegelijk een aanvraag zijn voor werkingssubsidies voor een dienstverlenende rol op landelijk niveau.

Organisatie voor immaterieel erfgoed

De Vlaamse Regering kan een werkingssubsidie toekennen aan één cultureelerfgoedorganisatie met het oog op de volgende doelstellingen:

  • het opnemen van de functies voor immaterieel cultureel erfgoed
  • de uitbouw en de moderatie van een platform dat immaterieel cultureel erfgoed inventariseert en zichtbaar maakt
  • het uitbouwen van een cultureelerfgoedwerking rond de vijf domeinen van immaterieel cultureel erfgoed zoals aangegeven in de UNESCO-conventie van 17 oktober 2003 houdende de bescherming van het immaterieel cultureel erfgoed
  • het opbouwen, versterken en coördineren van een breed netwerk van erfgoedgemeenschappen die werkzaam zijn rond immaterieel cultureel erfgoed
  • het coördineren van verschillende actoren die een rol opnemen inzake immaterieel cultureel erfgoed, met bijzondere aandacht voor collectiebeherende organisaties.

Dienstverlenende rollen op landelijk niveau

De Vlaamse Regering kan een werkingssubsidie toekennen aan cultureelerfgoedorganisaties met als doelstelling het opnemen van een dienstverlenende rol op landelijk niveau rond een bepaalde erfgoedspecialisatie of rond een bepaald thema.

Een rol is een dienstverlenende taak of cluster van dienstverlenende taken die uitgevoerd wordt ter ondersteuning van de functies bij andere actoren of cultureel-erfgoedgemeenschappen.

Een organisatie die een dienstverlenende rol opneemt,  begeleidt en ondersteunt erfgoedbeheerders en erfgoedgemeenschappen in de zorg voor en de omgang met het cultureel erfgoed.

Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie voor een dienstverlenende rol op landelijk niveau moet de dienstverlening inspelen op een aantoonbare en duidelijk afgebakende nood in het Vlaamse cultureel-erfgoedveld. Het moet gaan om een complexe of grootschalige erfgoednood die de draagkracht van individuele organisaties en actoren overstijgt. Om een aanvraag voor een afzonderlijke werkingssubsidies te verantwoorden moet:

  • de beoogde doelgroep voldoende omvang hebben
  • de dienstverlening gericht zijn naar het ‘brede cultureel-erfgoedveld’: zowel cultureel-erfgoedorganisaties als actoren die cultureel-erfgoedwerking niet als kerntaak hebben
  • de dienstverlening voldoende gespreid zijn over het Vlaamse cultureel-erfgoedveld.

Per dienstverlenende rol kan er maximaal één werkingssubsidie toegekend worden.


Zowel collectiebeherende als dienstverlenende cultureel-erfgoedorganisatie kunnen een werkingssubsidie aanvragen voor het opnemen van een dienstverlenende rol op landelijk niveau. Voor collectiebeherende organisaties is de opname van een landelijke dienstverlenende rol optioneel. 

Een dienstverlenende rol door een collectiebeherende organisatie moet verbonden zijn aan de aanwezige competenties en expertise in de organisatie, maar overstijgt de normale uitoefening van de functies. Het betekent dat de collectiebeherende organisatie op het moment van een subsidieaanvraag over deze expertise beschikt en dat een afzonderlijke cel en personeel instaan voor het uitvoeren en coördineren van de dienstverlening naar het brede veld: zowel naar cultureel-erfgoedorganisaties als naar organisaties die erfgoedwerking niet als kerntaak hebben. 

Een afzonderlijke dienstverlenende organisatie komt in aanmerking voor werkingssubsidies voor het opnemen van een rol indien het belang en de noden van de cultureel-erfgoedbeheerders of -gemeenschappen waarop de dienstverlening gericht is, verantwoord kan worden en voor zover een collectiebeherende organisatie (of een andere cultureel-erfgoedorganisatie) deze rol nog niet invult.

Een dienstverlenende rol wordt opgenomen door een cultureel-erfgoedorganisatie, of door een groep van actoren die opereren vanuit een consortium of netwerkverband (één organisatie treedt in dat geval op als coördinator-aanvrager, deze organisatie draagt de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid).

Dienstverlenende rollen op regionaal niveau

Sinds 2000 sluit de Vlaamse Gemeenschap cultureelerfgoedconvenants met lokale besturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie om het ontwikkelen van een lokaal cultureelerfgoedbeleid te stimuleren. De nadruk lag op de zorg voor en omgang met cultureel erfgoed dat niet in professionele bewaarinstellingen is ondergebracht. Het instrument heeft ook sterk bijgedragen tot het vergroten van het maatschappelijke en politieke draagvlak voor het cultureel erfgoed.

De ondersteuning van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en de Vlaamse Gemeenschapscommissie via het instrument van de cultureel-erfgoedconvenants werd verder vastgelegd in het Cultureelerfgoeddecreet van 24 februari 2017. De subsidie wordt toegekend voor het opnemen van een dienstverlenende rol op regionaal niveau, ter ondersteuning van cultureelerfgoedbeheerders en -gemeenschappen, met betrekking tot de zorg voor en omgang met cultureel erfgoed.

De aanvraag van een werkingssubsidie vertrekt van afgebakende en aantoonbare erfgoednoden (zowel voor roerend als voor immaterieel cultureel erfgoed) waarop gedurende de duur van het convenant en vanuit een netwerk van actoren wordt ingezet. Het opzet is dat het aanwezige cultureel erfgoed aan het einde van een traject met de nodige erfgoedzorg en publieksgerichte werking aandacht heeft gekregen, dat de cultureelerfgoedwerking (op het grondgebied of de bredere regio) verbeterd wordt en dat de resultaten duurzaam verankerd worden. Samenwerking met collectiebeherende organisaties is belangrijk. Voor de uitvoering blijft een erfgoedcel de initiërende, coördinerende en uitvoerende actor.

De ondersteuning aan de steden Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven en Mechelen voor het opnemen van de regionale dienstverlening kan door uitbreiding naar een intergemeentelijk samenwerkingsverband of via delegatie aan een collectiebeherende organisatie op het grondgebied van de stad.

Infosessie werkingssubsidies 2019-2023

De afdeling Cultureel Erfgoed organiseerde op dinsdag 27 juni 2017 een informatiesessie voor cultureel-erfgoedorganisaties die werkingssubsidies willen aanvragen voor de beleidsperiode 2019-2023. 

De sessie was voor:

  • cultureel-erfgoedinstellingen
  • regionaal en landelijk ingedeelde musea, culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken
  • organisaties die een dienstverlenende rol op landelijk niveau willen opnemen
  • de organisatie die de cultureelerfgoedwerking opneemt voor het immaterieel cultureel erfgoed

 

Presentatie en documenten: