Uitvoerder van het kunsten- en cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Regering

Werkingssubsidies

Archiefbank Vlaanderen

De Vlaamse Regering kan een jaarlijkse werkingssubsidie toekennen aan een samenwerkingsverband van een representatieve groep van culturele archiefinstellingen, ingedeeld bij het Vlaamse niveau, voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen.

De Archiefbank Vlaanderen is een geautomatiseerd register van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed, met als doel dat te vrijwaren en de publieksgerichte en wetenschappelijke valorisatie ervan te optimaliseren. In de Archiefbank Vlaanderen worden private archieven vermeld, voor zover de personen en instanties die er eigenaar van zijn dat wensen.

De Archiefbank Vlaanderen is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. De databanken die in dat kader worden opgemaakt, zijn openbaar.

De werkingssubsidie is een bijdrage in de loon- en werkingskosten van het samenwerkingsverband voor het beheer van Archiefbank Vlaanderen. 

Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie moet het 
samenwerkingsverband voldoen aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

  • beschikken over een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel
  • zijn zetel en zijn werking hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad
  • een aanvraag indienen voor de beleidsperiode.


Register van private archieven

Archiefbank Vlaanderen realiseert een duurzaam register, zeg maar een gouden gids van de Vlaamse private archieven. Sinds april 2005 kan het brede publiek de databank op internet consulteren.

Het register neemt beschrijvingen op van archieven van personen, families en organisaties. De Archiefbank toont niet de archiefdocumenten zelf maar wel de weg ernaar toe. Het is dus bij uitstek een virtueel bijeenbrengen van archieven, archiefcollecties, fondsen en verzamelingen. Op termijn moet de Archiefbank Vlaanderen kunnen zeggen waar zich het archief van Guido Gezelle bevindt, maar ook waar het archief van de Boelwerf of van andere bedrijven is, waar zich dat van Willem Elsschot bevindt of dat van Luc Tuymans, Rosas en andere kunstenaars of gezelschappen.
Een dergelijk register heeft ook belangrijke beleidsinformatie. Op basis van een overzicht kan de rijkdom aan archieven in kaart worden gebracht, kunnen noden worden gedetecteerd en kan een nieuw beleid worden vorm gegeven.

De Archiefbank Vlaanderen blijft beperkt tot het privaatrechtelijk archivalisch erfgoed. Privaatrechtelijk slaat hier op de archiefvormer. Voor de bescherming van publiekrechtelijke archieven (van steden, provincies, ocmw’s, polders en waterringen en van andere publiekrechtelijke rechtspersonen) zijn het Vlaams Archiefdecreet en de federale archiefwet van toepassing. Voor privaatrechtelijk archivalisch erfgoed bestaat geen wettelijke regeling. Terwijl ook deze archieven een belangrijke rol kunnen spelen in het wetenschappelijk onderzoek en een culturele of erfgoedwaarde kunnen hebben. De Archiefbank Vlaanderen moet door het sensibiliseren en zichtbaar maken dit archivalisch erfgoed onder andere vrijwaren van verdwijnen.
De integratie van alle privaatrechtelijke archieven in de Archiefbank Vlaanderen is wenselijk. Samenwerking met de Archiefbank is een impliciete voorwaarde voor subsidiëring van culturele archiefinstellingen en landelijke cultureel-erfgoedorganisaties die een werking ontplooien met betrekking tot archivalisch cultureel erfgoed. Idealiter gebeurt de beschrijving op bestands- of fondsniveau in de Archiefbank en de beschrijving op stukniveau in een eraan gelinkte databank.

De Archiefbank Vlaanderen is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. Voor het beheer van dit openbaar register van Vlaams privaatrechtelijk archivalisch erfgoed kent ze een werkingssubsidie toe aan een samenwerkingsverband. Het beheer van de Archiefbank Vlaanderen krijgt zo een structurele onderbouw.


Archiefbank Vlaanderen 
Tel: +32 (0)9 224 00 79
www.archiefbank.be
e-mail: info@archiefbank.be

 

Collectiebeherende organisaties

De Vlaamse Regering kan een jaarlijkse werkingssubsidie toekennen aan volgende collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties:

  • erkende musea ingedeeld zijn bij het Vlaamse niveau;
  • erkende culturele archiefinstellingen ingedeeld bij het Vlaamse niveau;
  • erkende privaatrechtelijke Nederlandstalige culturele archiefinstellingen in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad die het Vlaamse culturele leven in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad documenteren.

De werkingssubsidie wordt toegekend voor het geheel van de werking en is een bijdrage in de loon- en werkingskosten.Door het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet van 2012 verlopen de indeling bij het Vlaamse niveau en de subsidiëring van collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties op basis van dezelfde aanvraag en procedure.

Expertisecentra

Landelijke expertisecentra zijn dienstverlenende organisaties die zich inzetten om rond een bepaalde erfgoedspecialisatie of rond een bepaald thema  de actoren in het veld te begeleiden en internationale expertise binnen te brengen. De doorstroming van kennis en expertise staat er centraal. Ze kunnen zich enten op het sectorale, maar hebben een meer transversale betekenis. Ze staan ten dienste van cultureel-erfgoedorganisaties maar ook van cultureel-erfgoedbeheerders die vaak eerder toevallig een collectie cultureel erfgoed bezitten en die de zorg voor het cultureel erfgoed niet als kerntaak hebben.


Er is een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (2012) dat het decreet van 2008 vervangt. In dit nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet worden de criteria en de voorwaarden om een werkingssubsidie te ontvangen als landelijk expertisecentrum of landelijke cultureel-erfgoedorganisatie voor volkscultuur vereenvoudigd. Inhoudelijk blijven deze voorwaarden en criteria evenwel dezelfde.

Organisaties volkscultuur

Landelijke cultureel-erfgoedorganisaties voor volkscultuur zijn evenzeer dienstverlenende cultureel-erfgoedorganisaties. Ze onderscheiden zich van landelijke expertisecentra doordat hun netwerk of hun cultureel-erfgoedgemeenschap bestaat uit verenigingen van voornamelijk vrijwilligers die met de cultuur van alledag bezig zijn of focussen op bepaalde historische praktijken zoals de familiekunde of de heemkunde.

Landelijke cultureel-erfgoedorganisaties voor volkscultuur nemen een voorbeeldfunctie op zich binnen deze cultureel-erfgoedgemeenschap en vormen zo een ankerpunt. Deze organisaties stimuleren hun cultureel-erfgoedgemeenschap in het toepassen van nieuwe methodieken om het cultureel erfgoed ter harte te nemen, te bewaren en door te geven aan volgende generaties.

Er is een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (2012) dat het bestaande decreet van 2008 vervangt. In dit nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet worden de criteria en de voorwaarden om een werkingssubsidie te ontvangen als landelijk expertisecentrum of landelijke cultureel-erfgoedorganisatie voor volkscultuur vereenvoudigd. Inhoudelijk blijven deze voorwaarden en criteria evenwel dezelfde.

Steunpunt

De Vlaamse overheid erkent een aantal organisaties die de uitvoering van het kunsten- en erfgoedbeleid in de praktijk ondersteunen: de steunpunten. Met het Cultureel-erfgoeddecreet zet de Vlaamse Gemeenschap in op een ééngemaakt en performant steunpunt voor cultureel erfgoed. Het steunpunt vormt de link tussen de Vlaamse overheid en de vele organisaties en instellingen op het terrein. Het doel van het steunpunt is cultureel-erfgoedorganisaties, lokale en provinciale besturen en beheerders van cultureel erfgoed te ondersteunen en de ontwikkeling van het cultureel-erfgoedveld te stimuleren. 

De kerntaken van het steunpunt zijn:

  • praktijkondersteuning
  • praktijkontwikkeling
  • beeldvorming en communicatie.

Het steunpunt verwerkt informatie vanuit verschillende hoeken en geeft dit door aan het veld. Het zorgt ervoor dat het veld zich hierdoor ontwikkelt in de richting van de doelstellingen van het cultureel-erfgoedbeleid van de Vlaamse Gemeenschap. 

Het steunpunt realiseert zijn kerntaken in samenspraak met andere steunpunten en binnen een netwerk van cultureel-erfgoedactoren.

Vlaamse Erfgoedbibliotheek

De Vlaamse Regering kan een jaarlijkse werkingssubsidie toekennen aan een samenwerkingsverband van een representatieve groep van erfgoedbibliotheken, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek.

De werkingssubsidie wordt toegekend voor het geheel van de werking en is een bijdrage in de loon- en werkingskosten van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek.

Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie, moet de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voldoen aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

  • beschikken over een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel;
  • haar zetel en haar werking hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;
  • een aanvraag indienen voor de beleidsperiode.

Reserve

Reserveregeling van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012

Onderstaande reserveregeling is van toepassing op werkingssubsidies die toegekend werden op basis van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012.

Let op: deze regeling is enkel van toepassing op alle werkingssubsidies waarvan de beleidsperiode start vanaf 2013. Indien de beleidsperiode startte tot en met 2012 blijft de reserveregeling van het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008 van kracht.

De reserve is het deel van de werkingssubsidie dat niet verantwoord kan worden aan de hand van kosten die in aanmerking komen voor subsidiëring. De gecumuleerde reserve is de reserve die over meerdere beleidsperiodes wordt opgebouwd.

Gedurende de beleidsperiode kan een organisatie die een werkingssubsidie ontvangt onbeperkt een reserve aanleggen. Op het einde van de beleidsperiode wordt de reserve getoetst aan volgende normen:
  • maximaal 20 % van de toegekende jaarlijkse werkingssubsidie mag worden gebruikt voor de aanleg van een reserve
  • de totale gecumuleerde reserve op basis van werkingssubsidies mag maximaal 50 % van de toegekende jaarlijkse werkingssubsidie bedragen.
De toegekende jaarlijkse werkingssubsidie wordt bepaald door het gemiddelde te nemen van de respectievelijke jaarlijkse werkingssubsidies gedurende de beleidsperiode. 

Als de normen overschreden worden, vordert de Vlaamse Regering het bedrag van de overschrijding terug, door dat bedrag in mindering te brengen op de werkingssubsidie van een lopend of volgend werkingsjaar, of door terugbetaling. Bij stopzetting van de activiteit wordt de totale gecumuleerde reserve op basis van werkingssubsidies teruggevorderd.


Reserveregeling van het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008

Let op: deze regeling is enkel van toepassing op alle werkingssubsidies waarvan de beleidsperiode start tot en met 2012. Indien de beleidsperiode startte vanaf 2013 is de reserveregeling van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 van kracht.


Algemene reserveregeling

(van toepassing op alle rechtspersonen behalve gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie) 

De reservebepalingen hebben betrekking op de hele werking van de organisatie.

Gedurende de beleidsperiode kunnen in principe onbeperkt reserves aangelegd worden met eigen inkomsten en subsidies.

Een reserve wordt in de balans van de begunstigde opgenomen als een onderdeel van het eigen vermogen en bestaat uit de volgende rekeningen:

  • de rekening 13: bestemde fondsen/reserves
  • de rekening 14: overgedragen resultaat.

Als de organisatie op het einde van de beleidsperiode nog over een reserve beschikt, kan die overgedragen worden naar een volgende beleidsperiode, op voorwaarde dat de aangroei ten opzichte van de bestaande reserve in het begin van de subsidieperiode niet meer bedraagt dan 20% van de gemiddelde jaarlijkse personeels- en werkingskosten, berekend over de beleidsperiode.

De personeels- en werkingskosten omvatten alle kosten die betrekking hebben op de uitvoering en de realisatie van het beleidsplan en de beheersovereenkomst in de voorbije beleidsperiode. Afschrijvingen op kapitaalsubsidies mogen niet meegeteld worden in de gemiddelde jaarlijkse personeels- en werkingskosten.


Reserveregeling voor gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie

Binnen de beleidsperiode kunnen overschotten op subsidies onbeperkt naar het volgende jaar overgedragen worden.

Als de organisatie op het einde van de beleidsperiode nog over overgedragen middelen beschikt, kan die overgedragen worden naar een volgende beleidsperiode, op voorwaarde dat de aangroei ten opzichte van de oorspronkelijke overdracht in het begin van de subsidieperiode niet meer bedraagt dan 20% van de gemiddelde jaarlijkse werkingssubsidie, berekend over de beleidsperiode.


Teveel aan Reserve

De Vlaamse Regering kan, na advies van de Inspectie van Financiën, een afwijking toestaan bij overschrijding van de maximale reserveaangroei, op voorwaarde dat de begunstigde een gemotiveerd bestedingsplan voorlegt voor de hele reserve. De overgedragen reserve moet worden aangewend voor de realisatie van het doel waarvoor de subsidie wordt verleend.

Als bij de afrekening van het laatste werkingsjaar van de beleidsperiode de aangroei van de reserve meer bedraagt dan toegelaten (en als er geen afwijking wordt toegestaan), wordt het teveel ingehouden van het nog uit te keren saldo van de werkingssubsidie. Het eventueel daarna nog resterende bedrag wordt in mindering gebracht op de subsidie van de nieuwe beleidsperiode.

Als aan een organisatie, na afloop van de beleidsperiode waarop de toegekende subsidie en het beleidsplan betrekking heeft, geen werkingssubsidie meer wordt verleend, dan is zij verplicht bij het agentschap een bestedingsplan voor de aangelegde reserve in te dienen. Die moet in voorkomend geval prioritair aangewend worden voor het voldoen van de arbeidsrechtelijke verplichtingen (ontslagvergoedingen, RSZ …).

Samenwerking kunstcollecties

De Vlaamse Regering kan een jaarlijkse werkingssubsidie toekennen aan samenwerkingsverbanden oude en hedendaagse kunst met het oog op de versterking van de internationale positionering en profilering van de kunstcollecties.

Er kunnen maximaal 3 samenwerkingsverbanden gesubsidieerd worden. Deze beperking wordt voorzien om voldoende schaalgrootte te waarborgen en samenwerking en afstemming tussen de instellingen te stimuleren. 

De werkingssubsidie wordt toegekend voor het geheel van de werking en is een bijdrage in de loon- en werkingskosten van het samenwerkingsverband.

Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie, moet het samenwerkingsverband voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel;
  • zijn zetel en werking hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;
  • tijdig een aanvraag indienen voor de beleidsperiode;
  • een samenwerkingsverband zijn van collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties waarvan de collecties thematisch bij elkaar aansluiten;
  • een gespecialiseerde relevante expertise hebben ontwikkeld, die bijdraagt tot de versterking van de internationale positionering en profilering van de betrokken collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties.

Opvolgen werkingssubsidies cultureel erfgoed

De Vlaamse overheid houdt toezicht op de werkingssubsidies. Dat doet ze door controle van het jaarlijkse actieplan en de jaarverslagen en door een evaluatie van de werking en de uitvoering van de beheersovereenkomst.


Actieplan

Om de jaarlijkse subsidie te kunnen ontvangen, dien je een actieplan in bij Kunsten en Erfgoed. Voor het eerste jaar van de werkingssubsidie dien je een actieplan in, uiterlijk 1 maand na ondertekening van de beheersovereenkomst. Alle daaropvolgende jaren dien je dit actieplan in, uiterlijk 1 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor de subsidie wordt toegekend. 

Het actieplan bevat ten minste:

  • een inhoudelijke planning, waarin de cultureel-erfgoedorganisatie beschrijft hoe de beheersovereenkomst tijdens het desbetreffende jaar uitgevoerd zal worden;
  • een begroting, waarin de cultureel-erfgoedorganisatie beschrijft welke personele, logistieke en financiële middelen ingezet zullen worden voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.

De subsidie vergoedt niet altijd het totale bedrag van de onkosten. De organisatie die een werkingssubsidie ontvangt, levert zelf een eigen bijdrage en kan daarnaast ook een beroep doen op andere fondsen en sponsors. De verschillende financieringsbronnen zijn duidelijk af te lezen in de begroting.

 

Jaarverslag

Het jaarverslag dien je uiterlijk in op 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de werkingssubsidie werd toegekend.

Het jaarverslag bevat ten minste:

  • een inhoudelijk verslag waarin gerapporteerd wordt over de uitvoering van de beheersovereenkomst. Eventuele afwijkingen ten opzichte van het actieplan worden daarbij toegelicht
  • een financieel verslag.

Het financieel verslag bestaat uit:

  • de financiële jaarrekening met balans, resultatenrekening en toelichting van de rechtspersoon waarin de cultureel-erfgoedorganisatie is ondergebracht. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen van de Nationale Bank van België (volledig of verkort model voor verenigingen en stichtingen – te vinden op www.nbb.be)
  • let op: indien je gebruik maakt van het verkorte model voor verenigingen en stichtingen dan volstaat het niet om in de resultatenrekening enkel de brutomarge in te vullen (code 9900); alle 6- en 7-codes in de resultatenrekening van het verkorte model moeten ingevuld worden
  • een aparte afrekening voor de gesubsidieerde werking indien de organisatie nog andere structurele activiteiten uitvoert
  • een overzicht van de individuele bezoldigingen met vermelding van de functie van ieder persoon die in het kader van de werking bezoldigingen ontvangt, zowel voor medewerkers in dienstverband als voor zelfstandige medewerkers. De totale loonkost per werknemer wordt vermeld
  • het verslag van een erkend accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening
  • de balans en resultatenrekening van de ondersteunende organisatie(s), indien van toepassing
  • een lijst met beleidsrelevante gegevens, indien opgenomen in het model van jaarverslag.

Indien er gedurende het jaar mutaties gebeurden van volgende posten op de balans: fondsen van de vereniging (code 10), herwaarderingsmeerwaarden (code 12) en voorzieningen (code 16), dan moet er in het financiële verslag hiervoor expliciet een verantwoording gegeven worden. Ook voor uitzonderlijke gebeurtenissen die een impact hebben op de balans of resultatenrekening (bv. hoge overlopende rekeningen, hoge afschrijvingen, aanpassen van de waarderingsregels …), moet een verantwoording gegeven worden. 

De bedrijfsrevisor of erkend accountant moet in zijn verslag expliciet verklaren of hij hiermee akkoord gaat.

De afdeling kan op ieder ogenblik aan de begunstigde aanvullende informatie en documenten vragen.

De financiële jaarrekening die ingediend wordt bij de Vlaamse overheid ter verantwoording van de subsidie, moet in dezelfde vorm neergelegd worden bij de Nationale Bank. Indien er na het indienen bij de Vlaamse overheid nog wijzigingen worden aangebracht aan de balans of resultatenrekening, moet je hier de Vlaamse overheid van op de hoogte brengen.

De afdeling kan bepalen op welke wijze het actieplan en het jaarverslag moeten worden ingediend. Als Kunsten en Erfgoed een model verplicht, maakt het dit bekend uiterlijk drie maanden voor de uiterlijke indiendatum van het actieplan of jaarverslag. Dit communiceert Kunsten en Erfgoed via de website www.kunstenenerfgoed.be.

Een actieplan en een jaarverslag dien je in twee exemplaren in op het volgende adres:

Afdeling Cultureel Erfgoed
Mevrouw Marina Laureys
Afdelingshoofd Erfgoed
Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL

Bij deze documenten dien je het bijhorende formulier in. De afdeling Cultureel Erfgoed vraagt om de bladzijden recto verso te bedrukken. Een actieplan en een jaarverslag dien je ook steeds digitaal in. De digitale versie mail je naar: cultureelerfgoed@vlaanderen.be in MS-Word- of PDF-bestand.

 

Evaluatie

De evaluatie gebeurt op maximaal twee momenten in de beleidsperiode:

  • een tussentijdse evaluatie
  • een eindevaluatie.

De afdeling Cultureel Erfgoed heeft steeds het recht om ter plaatse de werking, de financiële afhandeling en de bewijsstukken in het bijzonder na te kijken.

De evaluatie gebeurt op basis van de beheersovereenkomst, de actieplannen, de jaarverslagen, en alle mogelijke informatie (pers, uitnodigingen, publicaties, bezoeken …) die de afdeling heeft. Deze informatie kan aangevuld worden met gesprekken en plaatsbezoeken. 

De afdeling stelt een evaluatieverslag op en bezorgt dit aan de gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld aan de cultureel-erfgoedorganisatie binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.